Webディレクターの打ち合わせの心得

Webサイト制作の打ち合わせが、毎回だらだらと長時間続きがち。そう感じているなら、それはWebディレクターの責任です。Webサイト制作における「打ち合わせ」とは何か、どうすれば効率がよくなるかを、今一度問い直してみましょう。

打ち合わせの司会進行はWebディレクターの役割

プロジェクトがつまづく要因　①打ち合わせ下手

Web制作プロジェクトがスムーズに進まない理由には、Webディレクターの、お客様のビジネスに対する理解度や提案力不足など、いろいろな要因が考えられます。

しかし、それ以前の問題として打ち合わせのあり方自体に問題があるケース、Webディレクターのファシリテーション（司会進行の進め方）が悪いという例も多分にあるでしょう。

Web制作・開発プロジェクトにおいて、打ち合わせの司会進行役は制作会社のWebディレクターが務めるのが原則です。そして打ち合わせとは、制作会社とお客様企業という別々の企業同士の話し合いなので、会話の前提や常識も異なります。

そこで最も大切になるのは、Webディレクターによる事前準備です。

プロジェクトがつまづく要因　②適切な出席者の不足

お客様企業にもお願いすべきことは、プロジェクトメンバーを組むときに適切なメンバーが揃っているかどうか、という点です。Web制作会議の発足メンバーには、サイトに関わる各部署の代表の方に、最低１人ずつは参加していただくことがベストです。

最初は出席者が大人数の打ち合わせになりますが、議事決定がスムーズに進み、逆に効率がよかったという結果につながります。

だらだらした打ち合わせをなくすために

打ち合わせは事前準備が最重要である

Web制作プロジェクトのディレクション業務を、Web制作会社が行うと決まったのであれば、Webディレクターが打ち合わせの進行役を務めます。そしてその日の打ち合わせのレジュメを細かく準備する必要があります。

①制作サイドから本日伝えたいことは何か（報告事項）
　→制作側がどこまで進んでいるか、現場報告をまず行う

②本日、お客様企業に決めてもらわなくてはならないことは何か（同意事項）
　→決まらなければ次の工程に進めないことを説明する

報告時のポイント

まずは①の「報告事項」における進め方のポイントです。Webディレクターが進捗報告したことに対して、修正要望などお客様からのフィードバックがきた場合、当然修正を行いますが、打ち合わせの席では「○月○日までに修正を行うのでご確認をお願いします」と、予定期日を明確に伝えることが大切です。

打ち合わせとはその場で決めることではない

次に②の「同意事項」です。

ここでWebディレクターが起こしがちな失敗は、打ち合わせの場でお客様が悩む時間を作ってしまうことです。打ち合わせている相手は「組織」ですから、すべての決定事項を出席している担当者の一存で決めてよいということは少ないでしょう。

特に企業とお客様のタッチポイントとして、正しい情報を載せなければならない企業の公式Webサイトの制作会議において、関係部署や経営に近い部署の判断抜きですべて決定させることはありえない、というわけです。その場ですぐに決まらないと判断した場合、次回の打ち合わせまでの宿題として、持ち帰って検討していただき、あらためて返事をいただくのがベストです。

そうしなければ、決定するまで打ち合わせが終わらず、だらだらと続く大きな要因となってしまいます。決定しない相談をお客様がスタートしてしまったら、すぐに「持ち帰ってご検討をお願いします」と次の議題に話を進めるのが無難でしょう。

お互いの宿題と期限を伝え、守り合うこと

打ち合わせにおいて②のお客様に決めていただきたい内容を伝えて、担当者が考え込みはじめたなら、即座に「では、それは宿題でお願いします」と切り替えることです。そして

①誰が決める必要があるのか
②誰に確認する必要があるのか
③その決定があれば、後からくつがえる可能性はないのか
④いつまでに返事をしてもらえるのか

といった点を、きちんとヒアリングしてから次の議題に移ります。

もしも④の期限が、いつになるかがわからないなどと言われたときは、「お客様の公開予定日から逆算すると、決定の期限は○月○日です」と、制作スケジュール上の期限を明確に提示する必要があります。

1回あたり最長で1.5時間が目安

このように「お互いに宿題を出し合って、期限を確かめて終わる」が、正しい打ち合わせであるともいえます。時間的には1時間半、大学の講義と同じくらいの時間を１回の打ち合わせの単位とするといいかもしれません。

２時間を超えると人は間違いなく集中力が切れてしまいますし、誰かが考え込んでしまった場合、出席した人数×打ち合わせ時間を費やすのは、生産性の観点から避けましょう。「お互いに考え込む時間を作らない」それが打ち合わせの極意です。

プロジェクト初期は打ち合わせの間隔を密に

とはいっても、議題が多くて時間が足りない時はどうすればいいのでしょうか？　特にプロジェクト立ち上げの時期は、お互いを理解するために時間を要することも考えられます。

そのような時期は１回あたりの時間を伸ばすのではなく、打ち合わせの頻度を上げて、細切れに顔をあわせることをお勧めします。

だいたいプロジェクトを開始してから１〜２ヶ月の間は最低でも一週間に一度ずつ、1.5時間ずつの打ち合わせを行うことをお客様に提案するのがベストです。

まとめ

インターネットにおける企業の顔といっても差し支えないWebサイト。その制作には多くの日と時間が費やされます。Webディレクターなら進捗管理と責任の所在、事前準備など多くのことを把握し、スムーズに打合せ、プロジェクト進行ができるようにしたいですね。